Planleggingsfase

Man bør stille følgende spørsmål:
• hvorfor skal det bygges, og for hvem?
• hva skal bygges, og hvor?
• hvordan utforme anlegget i forhold til behov?
• hvilke samarbeidspartnere finnes?
• hvilke økonomiske rammer foreligger?

Innledningsvis handler anleggsarbeidet om å dokumentere behovet for anlegg, og kartlegge muligheter i form av tomter, arealer og samarbeidspartnere. Det er særlig fornuftig at idrettslaget tidlig forankrer sine planer på klubbens årsmøte, slik at hele klubben er informert og involvert i prosessen. Dersom klubben er initiativtaker, kan det være nødvendig å utarbeide en anleggsplan for klubben. Sentrale spørsmål klubben bør svare på handler om hvilke behov klubben har nå og i fremtiden. Det er viktig å samordne anleggsplanen med idrettsrådets planer og å være à jour med de terminer som gjelder for
kommunenes egne planer og budsjettprosesser. Dette gjøres ved å opprette en effektiv
arbeidsgruppe som skal utarbeide anleggsplanen. Det er viktig å huske at planarbeidet må avklares med klubbens styre for å sikre klare mandat og fullmakter.

Arbeidsgruppen bør innhente informasjon om planer for kommunale idrettsanlegg, og vurdere muligheten til å få plass til egne idrettsrom, tilbygg eller annekser i forbindelse med anlegg som er under planlegging. Dette gjøres gjennom medvirkning i planarbeidet
i kommunen. Klubbens involvering i kommunale prosesser og fremming av egne ønsker og behov i allerede etablerte/pågående anleggsprosesser er svært viktig og kan gi gode resultater.

Når det gjelder offentlige midler, her ment som økonomisk støtte fra kommune, fylkeskommune eller stat, må både det offentlige og idrettens egne organer trekkes inn i planlegging og tilpassing av prosjektet. Prosjektet må prioriteres i kommunal plan for idrett og fysisk aktivitet. Her er idrettsrådet i kommunen en viktig medspiller i planprosessen og bør derfor inkluderes tidligst mulig i prosjektet. I disse prioriteringsprosessene i kommunen og i idrettsrådene er det viktig at klubben følger med og spiller inn sine behov.

Det er viktig med en tydelig rollefordeling i prosjektet. For å få en ryddig prosess, er det viktig med en god organisering av formelle og juridiske roller, og klargjøring av ansvar knyttet til den eller de som bygger anlegget. Det samme gjelder for eierskap og drift.

Det er ikke uvanlig at den som er ansvarlig for byggingen er en annen enn initiativtaker, eller at eierskap og drift organiseres i forskjellige selskapsformer. Et eksempel er at en klubb tar et initiativ til å utrede og beskrive behovet, men at det er kommunen som bygger anlegget og stiller dette til rådighet for klubben. Denne veilederen omfatter ikke forhold rundt drift og eierforhold, men fokuserer primært på etableringsprosessen.