Dersom over 50% av inntekten kommer fra det offentlige som tippemidler, kommunal støtte m.m. så gjelder lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Det vil si at alle enkeltkjøp over kr 100.000,- ekskl. mva. skal lyses ut som anbud via Doffin.no
Uavhengig av lovverket er det uansett en god regel å lyse ut på anbud. På den måten vil man ikke bare få de beste tilbudene, men man sikrer også at firmaet som vinner anbudet eller anbudene, er seriøse firmaer, som har alt i orden rundt ansatte, økonomi, garantier, HMS, osv.
Alle store innkjøp bør, om det er offentlig eller ikke, gjøres på en åpen og korrekt måte.
Ved å lyse ut anbud, der man stiller krav til både tilbyder, men også til eget system, gjør at ingen kan komme i etterkant å stille spørsmål ved innkjøpene.
Ved å bruke Doffin som kunngjøringssted, så får man god hjelp til å lage og kunngjøre anbudet, slik at alle regler følges, og det gjør det enklere for tilbyder.
Det fins flere typer anskaffelsesprosesser: Åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse, begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling og direkte anskaffelser. Åpen anbudskonkurranse er vanligst for en rideklubb og benytte.
For kommuner som skal bygge og har rammeavtaler, må disse avtalene følges ved utlysning.
Anskaffelser under 100.000, – ekskl. mva. må ikke lyses ut, men man bør også der sikre at anskaffelsene foregår på en åpen og ryddig måte, der man kan innhente tilbud fra flere og sikre at det ikke foregår korrupsjon.
Et prosjekt som skal ut på anbud bør inneholde et dokument med konkurransegrunnlag. I det dokumentet skal det opplyses om hvem som er oppdragsgiver, anskaffelsens formål, kontraktstype, kunngjøringsmetode og fremdriftsplan.
Videre skal dokumentet inneholde regler for gjennomføring og krav til tilbud som anskaffelsesprosedyre, taushetsplikt, forbehold og avvik, vedståelsesfrist, informasjon om evt. oppdateringer av konkurransegrunnlag og tilleggsopplysninger.
Det skal også stå noe om kvalifikasjonskrav til tilbyder. For eksempel at tilbyder skal ha ordnede forhold for innbetaling av skatt og merverdiavgift og HMS systemer. Videre kan det være krav til foretaket, kredittverdighet og krav til tilbyders faglige og tekniske kompetanse. Har tilbyder levert tilsvarende før? Har de bevist gjennomføringsevne på tidligere prosjekter? Har de et godt kvalitets- og styringssystem og sentrale godkjenninger som kreves? Har tilbyder ordnede lønns- og arbeidsvilkår for ansatte og er innleie av utenlandsk arbeidskraft og underleverandører etter gjeldene regler.
Tildelingskriterier er neste punkt. Her skal det settes opp om hva som vektes ved valg av tilbyder. Er det for eksempel 70% pris, 30% kvalitet, kompetanse, oppstartstidspunkt, osv. Settes det noen forbehold, spesielle krav til utforming av tilbudet og/eller frist for innlevering av tilbud skal dette også være med.
Sist i dokumentet kommer kravspesifikasjonene med romplanen. Det starter med en generell del før de enkelte delene informeres om.
Når fristen for tilbud har gått ut skal det lages en anskaffelsesprotokoll, som skal inneholde alt om utlysningen, hvem som har kommet med tilbud, hvem som evt har blitt avvist, hvem det har vært dialog med og hvem som til slutt ble valgt. Det skal føres inn opplysninger om eventuell inhabilitet, anbud som ble trukket, reservasjoner, etc. Samtlige tilbydere skal motta en skriftlig tilbakemelding og informasjon om hvem som har blitt valgt.
Når valg er foretatt må det lages gode kontrakter der man får med varslingsplikt, ytelser, forsinkelser, overtakelse, sluttoppgjør, mangler, reklamasjonsperiode, osv.
Alle møter med tilbyder må skriftliggjøres.
Kostnadsdrivende
Det å lyse ut prosjektet på anbud kan være en både tidskrevende og kostnadskrevende prosess. Allikevel vil det kunne gi gode økonomiske avtaler og man vil i tillegg kunne tjene inn merkostnaden ved en ryddig og ordentlig anbudsprosess.
TIPS: Det er mange mindre firmaer som levere materiell til hestesportanlegg, men som ikke kommer med i de store prosjektene, da de ikke leverer alt.
I noen tilfeller kan det være en tanke å ikke ta med enkeltdeler som for eksempel boksinnredning, gjerder, etc. i hovedanbudet, men heller ha egne utlysninger på slike mindre elementer.